Tworzenie projektów wydaje się proste i często brak odpowiedniego przeanalizowania prowadzi do nieporozumień z klientami i przełożonymi. Cząstkowe przemyślenie daje mierne efekty i wcześniej lub późnej zauważa się znaczne problemy w przygotowaniu. Dlatego też warto już na samym początku skupić się na założeniu karty projektu i jej wypełnieniu. Czym charakteryzuje się taki dokument? Do czego służy i co zawiera?
Karta Projektu – co to takiego?
Dokument, który służy do spisywania podstawowych założeń i wizji projektu to Karta Projektu. Jej zapisy powinny zaakceptować wszystkie zainteresowane strony, przez co już na wstępie zmusza do dialogu, wymiany myśli, czy wizji. Pojawiające się dyskusje sprawiają, że służy jako narzędzie komunikacyjne w wielu opracowaniach projektów. Dlatego też jest ona niezbędna w przypadku przygotowywania i realizacji projektów. Dodatkowo jest dokumentem bazowym, do którego odnieść się można w kontroli zmian zakresu, terminów, budżetu, kryteriów jakości. Ważne w posiadaniu Karty jest to, że powinna zawierać informacje przeznaczone dla wszystkich zainteresowanych, a nie tylko poszczególnych. Wzór tego zapisu znaleźć można na stronach internetowych lub utworzyć samemu, należy pamiętać jedynie o tym, iż najważniejsze w nim jest to co zawiera.
Jak wypełnić kartę?
Przed wypełnianiem należy zwizualizować projekt. Później natomiast wypełnić kartę, podając jak najwięcej szczegółów, czyli główne informacje, takie jak: dane autora (imię, nazwisko, wersja), informacje o zainteresowanych, kierownikach, powód podjęcia projektu oraz jego cele, przedmiot projektu, a także ograniczenia i tolerancje na zmiany, kryteria akceptacji i ryzyka, plan komunikacji oraz tzw kamienie milowe (punkty wyznaczające etapy rozpoczęcie lub zakończenia danych prac).
Jak rozwinąć główne wytyczne karty? Co powinny posiadać?
Jednym z najbardziej rozwiniętych i ważnych informacji są te o celach. Wyznacza się je metodą smart, określając prostotę (brak problemów ze zrozumieniem założeń, jednoznaczne formułowanie), mierzalność (wyrażanie stopnia realizacji w liczbach), osiągalność (ambitny, lecz realistyczny do wykonania cel), istotność (stanowiący wartość i prowadzący do przodu) oraz cel określony w czasie (określenie horyzontów czasowych do wykonania planu).
Zasady, założenia współpracy oraz ryzyko mają za zadanie dokładnie określić zarys zmian, czasu komunikacji, informacje o zgłaszaniu ryzyka, zasady akceptacji przez klienta produktów oraz jego kontroli. Kwestia ta może być rozwinięta o bardzo szczegółowe dokumenty. Dodatkowo założenia powinny ustalać cechy powodzenia projektu, jego ograniczenia, a także sytuacje wymagające spełnienia. Ryzyko natomiast określać będzie możliwość niepowodzenia projektu lub jego poszczególnych etapów.
Czym są kamienie milowe w projekcie i jak je określić?
Ważne wydarzenia w projekcie nazywa się kamieniami milowymi (harmonogramem). Są one oznaczeniem osiągnięć lub końca realizacji etapów z punktu widzenia projektu. Jest to istotny czas planowania i powinno się go bezwzględnie ustalić na samym początku. Dodatkowo punkt ten zawarty będzie w umowie, a przy złożonych projektach może występować dodatkowo z harmonogramem szczegółowym.
Więcej na temat karty projektu, możecie znaleźć na https://leadership-center.pl/2018/05/karta-projektu/
